숫자를 다루는 엑셀에서 이슈를 발견하고 해결하는 것은 종종 발생하는 일이다.
특히 "이 숫자 이상한데?"라는 말을 들었을 때 당황하지 않으려면, 반드시 알고 있어야 할 것이 있는데 그것이 기준이다. 왜냐하면 이슈사항은 대부분 기준 차이에서 오기 때문이다.
1. 데이터의 출처, 기간, 기준을 먼저 파악하라.
아무리 분석을 잘해서 인사이트가 있는 보고서를 만들었더라도, 데이터에 이슈가 있으면 신뢰도가 떨어지게 마련이다. 이슈는 언제나 발생할 수 있지만, 중요한 것은 내가 만든 보고서가 어떤 기준으로 만들어졌는지를 알아야 이슈를 쉽게 파악할 수 있다는 것이다.
데이터의 출처가 다르거나, 같은 시스템이라도 메뉴별로 기준이 다를 수 있다. 같은 메뉴라고 해도 Measure 가 비슷해서 다른 기준의 데이터를 보여줄 수도 있다.
기간이 다를 수도 있다. 수식의 오류로 전구간이 아닌 일부 구간의 데이터만 더해서 보여주고 있는 것일 수도 있다.
또한 예외 사항들이 반영되어 다른 숫자를 보여줄 수도 있다. 때로는 숫자를 사람이 마사징하면서 일부 수작업으로 더하거나 뺄 수도 있다. (사실 이건 데이터 관리 측면에서 최악이다.)
어찌 되었던, 기준만 명확히 파악하고 있으면 이슈가 발생했을 때 바로 대응할 수 있다. 질문이 오더라도 바로 쉽게 대답할 수 있다.
2. 파악된 기준은 동일한 엑셀 파일에 꼭 기록한다.
아무리 기억력이 좋은 사람이라도 시간이 지나면 까먹기 마련이다. 그래서 중요한 것이 기록이다.
파악된 기준은 표 아래나 같은 파일의 별도 Sheet에 기록해 두어야 한다. 시스템에서 데이터를 다운로드하였다면 화면 그대로 스크린숏을 붙여두는 것도 좋다.
두 가지 이유가 있다. 첫째는 내가 나중에 기준을 다시 파악해야 하는 수고를 덜어주고, 둘째는 다른 사람이 이 파일을 열었을 때 질문을 없애준다.
가장 흔한 실수 중의 하나가 숫자의 단위를 빼먹는 것이다. 달러인지 유로인지, 천 단위인지 백만단위인지를 기록해 두지 않으면 당연히 나중에 숫자를 해석하는 타이밍에 문제가 생긴다.
꼭 기록해서 기준을 명확히 남겨두라.
3. 하나의 기준으로 표를 만들라.
실수를 없애는 방법은 기준을 여러 가지 넣지 않는 것이다. 기준이 여러 가지 반영되다 보면 실수가 생긴다. 나중에 자동화하는 것에도 애를 먹는다. 가장 심플한 것은 한 개의 기준으로 모든 셀에 반영되도록 하는 것이다.
이슈는 기준의 차이에서 발생한다. 기준의 차이를 만들지 않으면 이슈는 원본 데이터에서만 발생할 수 있다. 결국 나의 숫자의 정확도가 올라가고, 숫자를 말하는 것에 있어서 자신감이 생길 것이다.
엑셀을 잘하는 것은 복잡한 수식을 반영하는 것이 아니다. 가장 Simple 한 기준으로 숫자를 가공하는 것이다.
숫자를 바라보다가 이상한 숫자를 발견하는 방법이 바로 이 기준이다. 한 가지 기준으로 정리된 파일은 그 기준과 다른 숫자를 찾기만 하면 이슈를 쉽게 발견할 수 있다. 이슈가 보이는 셀에 대해서는 좀 더 세부적으로 숫자를 분석해서 기준 차이를 찾으면 된다.
기준 차이가 이슈의 시작이다. 기준을 가장 먼저 확인하고 기록하는 습관이 중요하다.